Как устроены комплекты документов

Каждое мероприятие этого блока выполняется делом, а подтверждается документом. Проверяющий видит не слова «у нас всё организовано», а приказ с номером и датой, положение, инструкцию или план с подписями работников и журнал с записями. Эти документы можно написать самим, в каждом шаге сказано, что в них должно быть. Можно взять готовый комплект документов к шагу и вписать в него свои данные.

Комплектов восемнадцать. Семнадцать относятся к шагам 33-49, по одному на шаг. Восемнадцатый, обследование и категорирование, работает в блоке 2: приказ о комиссии, положение о ней, формы акта и плана мероприятий и образцы акта входят в комплект шага 20. Письма в ведомства и учредителю о направлении представителей в комиссию и письма о согласовании паспорта бесплатно в приложении 5. В каждом комплекте блока 4:

• пояснительная записка. Она объясняет, какой пункт ПП РФ 176 выполняет комплект, как заполнить документы, ввести их в действие и поддерживать, и даёт пример заполнения журнала, если журнал есть в комплекте. В ней отдельно сказано, что требует постановление, а что решение организации, например периодичность, сроки и формы журналов. Решения организации можно менять
• приказ. Он утверждает остальные документы комплекта, назначает исполнителей и даёт первые поручения
• основной документ шага, то есть положение, инструкция, порядок, план, алгоритмы или перечень
• журналы и формы, если мероприятие их требует

Все документы в формате DOCX, открываются в Word и LibreOffice и оформлены по ГОСТ Р 7.0.97-2025, национальному стандарту на оформление организационно-распорядительных документов. ПП РФ 176 учтено в редакции ПП РФ от 08.05.2025 № 602. Места для ваших сведений, то есть наименование, даты, должности, фамилии и сроки, стоят в квадратных скобках. В скобках бывают ещё варианты через косую черту, из них оставляют один, и указания по применению, их выполняют и удаляют. После заполнения скобок в документе остаться не должно.

Порядок ввода в действие у всех комплектов похожий:

1. Впишите наименование организации, адрес объекта, должности и фамилии.
2. Согласуйте проект приказа с теми, кого он назначает. Если новые обязанности не входят в трудовую функцию работника, оформите их до подписания приказа, как сказано в шаге 33.
3. Подпишите приказ у руководителя организации, то есть руководителя правообладателя объекта, и зарегистрируйте. Номер и дату приказа впишите в утверждаемые им документы и на титульные листы журналов.
4. Ознакомьте работников с приказом и документами под подпись.
5. Заведите журналы. Пронумеруйте листы, прошнуруйте, заверьте число листов подписью и передайте тем, кто их ведёт.
6. Выполните первые поручения приказа в указанные сроки.

Готовые пакеты собраны под четыре вида объектов культуры, и есть общий вариант. В пакете варианта уже вписаны особенности вида объекта и мероприятия своей категории, остаются только ваши сведения. Общий вариант содержит универсальные шаблоны для любой категории: мероприятия пп. 26 и 27 в них отмечены указаниями о категории и выбираются после категорирования, особенности театра, музея, детской школы искусств и библиотеки стоят вариантами в квадратных скобках.

Таблица 31. Пакеты документов по вариантам

В каждом пакете варианта, кроме общего, есть сводная пояснительная записка к пакету (файл 00) и образец акта своего варианта в комплекте шага 20. Сводная записка перечисляет комплекты с пунктами ПП РФ 176, задаёт порядок ввода комплектов и говорит, когда пересматривать документы:

• при изменении требований
• при присвоении объекту иной категории
• при актуализации паспорта, то есть не реже раза в 3 года и в случаях п. 45
• по результатам проверок на объектовом и ведомственном уровнях
• при назначении новых должностных лиц и смене телефонов

Пакет варианта подходит, только если категория по акту совпадает с категорией пакета. Музею третьей категории пакет музея не подойдёт: в нём охрана по п. 26, которая обязательна для второй категории, и записанные под неё обязанности. Если категория ещё не определена, не совпадает с категорией пакета вашего вида или объект не похож на четыре варианта, например дом культуры, клуб, выставочный зал, цирк, филармония или архив, берите общий вариант. В пакете библиотеки учтено, что руководитель объекта, заведующий филиалом, и руководитель организации, директор централизованной библиотечной системы, разные люди. Это же устройство подходит любому филиалу или обособленному подразделению.

В комплекты не входят и оформляются отдельно:

• паспорт безопасности (раздел VI ПП РФ 176)
• техническое задание на проектирование инженерно-технических средств охраны (п. 29)
• договоры на охрану и на техническое обслуживание
• документы по пожарной безопасности. Систему пожарной безопасности ведёт ответственный за неё по своим документам, её сведения вы собрали на шаге 14

Форма акта, образцы акта и форма плана мероприятий входят в комплект шага 20, форма и образцы акта показаны ещё файлами в шаге 26. Паспорт шаблоном не выдаётся, его заполняют по форме ПП РФ 176 на шаге 28.

В каком порядке вводить комплекты. Комплект шага 20 применяется раньше всех, на обследовании: категория, ПОУ, КЭ и выводы акта нужны остальным документам. Дальше порядок сводной записки совпадает с порядком шагов 33-49. Первым идёт шаг 33: остальные документы ссылаются на ответственного за АТЗ и на перечень ПОУ и КЭ. За ним шаг 34, на уполномоченных сообщать об угрозе и на порядок первого сообщения работника ссылаются почти все остальные документы, и шаг 35, из алгоритмов положение о режимах, план усиления, памятка и программа инструктажа берут сигналы и действия. Подготовка работников (шаг 48) идёт почти последней, потому что на инструктаже работникам доводят содержание остальных документов, а учения (шаг 49) последними, на них отрабатывают утверждённые алгоритмы и планы.

Это порядок подготовки проектов. Документы, которые ссылаются друг на друга, записка советует утвердить и ввести в действие одной датой, в первую очередь приказы шагов 33 и 34 и алгоритмы шага 35. Тогда ни одна обязанность не начнёт действовать раньше, чем утверждён порядок её выполнения. Это совет записки, а не требование постановления.

В электронной версии руководства комплекты входят в тариф с комплектом документов. После оплаты файлы каждого комплекта открываются в его шаге и скачиваются кнопкой в конце шага, по одному или архивом. Шаг полезен и без комплекта, в нём сказано, что требует пункт постановления и что написать в документах самим.