Как устроены комплекты документов

Каждое мероприятие этого блока выполняется делом, а подтверждается документом. Проверяющий видит не слова «у нас всё организовано», а приказ с номером и датой, инструкцию с подписями работников и журнал с записями. Эти документы можно написать самим, в каждом шаге сказано, что в них должно быть. Можно взять готовый комплект документов к шагу и вписать в него свои данные, это экономит время.

Что в комплекте:

• пояснительная записка. Она объясняет, какое требование выполняет комплект, как заполнить документы, как ввести их в действие, когда пересматривать и какие ошибки встречаются чаще всего. В ней отдельно сказано, что требует постановление, а что организация решает сама (сроки, периодичность, формы журналов). Решения организации можно менять
• приказ руководителя организации. Он назначает людей, утверждает остальные документы и даёт первые поручения со сроками
• основной документ шага, это инструкция, положение, порядок или план
• журналы и формы (перечни, акты), если шаг их требует. В записке есть пример заполнения журнала
• листы ознакомления, где работники расписываются, что прочитали документ

Все документы в формате DOCX (открываются в Word и LibreOffice) и оформлены по ГОСТ Р 7.0.97-2025. Это национальный стандарт на оформление приказов и других организационно-распорядительных документов, по нему расположены реквизиты, отметки о приложении, листы ознакомления. Постановление учтено в редакции от 15.08.2025 № 1226.

Места для заполнения выделены жёлтым и стоят в квадратных скобках. Их три вида. Сведения организации, например [дата] или [адрес объекта (территории)], заменяют своими. Варианты через косую черту, например [руководителю организации / руководителю объекта], оставляют один. Указания, например [Пункт включается, если ранее издан приказ по тому же вопросу.], выполняют и удаляют. После заполнения в документе не должно остаться ни скобок, ни жёлтого цвета, забытые скобки проверяющий заметит первыми.

Порядок ввода в действие одинаковый для всех комплектов:

1. Впишите наименование организации, адрес, должности и фамилии, выберите варианты под свою категорию.
2. Согласуйте проект приказа визами с теми, кого он назначает, и с руководителем объекта, если приказ подписывает руководитель организации.
3. Подпишите приказ у руководителя организации и зарегистрируйте в журнале регистрации приказов. Номер и дату приказа впишите в отметки о приложении на инструкции, на титульных листах журналов и в заголовки листов ознакомления.
4. Ознакомьте работников с приказом и инструкцией под подпись. В комплектах для этого предложен срок три рабочих дня, это решение организации, а не требование постановления.
5. Заведите журналы. Пронумеруйте листы, прошнуруйте, заверьте число листов подписью и передайте тому, кто их ведёт.
6. Выполните первые поручения приказа в указанные в нём сроки.

Готовые пакеты собраны под четыре профиля объекта, и есть общий вариант. В пакете профиля уже снято то, что вам не нужно выбирать. Убраны пункты для чужих категорий, вписаны особенности вида объекта, остаются только ваши реквизиты. Общий вариант содержит универсальные шаблоны для любой категории, варианты в нём выбираются по квадратным скобкам.

Таблица 45. Пакеты документов по профилям

Пакет профиля подходит, только если категория по акту совпадает с категорией пакета. Больнице третьей категории пакет «Больница» не подойдёт, в нём включены мероприятия пункта 17, которые для третьей категории не обязательны. Аптеке без отдельного входа в торговом центре пакет тоже не нужен, отдельным объектом она не считается. В таких случаях берите общий вариант или сверьтесь с шагами, где сказано, что относится к вашей категории.

К пакету профиля приложена сводная пояснительная записка. Она напоминает, что акт обследования и категорирования, перечень мероприятий, паспорт безопасности и договоры с охранной и обслуживающей организациями в пакет не входят и оформляются отдельно (шаблоны и примеры акта и паспорта есть в шагах 28 и 30 электронной версии руководства). И она задаёт порядок ввода комплектов. Он отличается от порядка шагов, потому что документы ссылаются друг на друга:

1. Шаг 35, ответственный. Остальные комплекты ссылаются на него, поэтому он первый.
2. Шаг 38, служебная информация. Вводится до составления паспорта, паспорт сам содержит такую информацию. Если паспорт уже есть, вводите сразу после шага 35.
3. Шаг 41, взаимодействие и информирование.
4. Шаг 51, план действий при уровнях опасности. Шаги 41 и 51 вводят до обучения, их содержание доводят на инструктаже.
5. Шаг 42, эвакуация и оповещение.
6. Шаг 45, подозрительная почта.
7. Шаг 39, запрещённые предметы.
8. Шаг 46, пропускной режим, с третьей категории.
9. Шаг 43, обучение.
10. Шаг 44, учения.
11. Шаг 36, контроль.
12. Шаг 40, технические средства и связь.
13. Шаг 37, информационная безопасность.
14. Шаг 47, обходы и осмотры, с третьей категории.
15. Шаг 48, резерв, с третьей категории.

В электронной версии руководства комплект документов входит в тариф «Руководство и комплект документов». После оплаты файлы каждого комплекта открываются в его шаге и скачиваются кнопкой в конце шага, по одному или архивом. Шаг полезен и без комплекта, в нём сказано, что требует пункт и что написать в документах самим.